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Programação dos lançamentos contabilísticos a partir do Portal e-Fatura

21 Maio

Cláudio CarneiroBusiness Manager21 Maio 2020 4 minutos de leitura

O caminho na automatização dos registos das faturas de compra, a partir da informação obtida no Portal e-Fatura, e o seu correspondente tratamento contabilístico, tem sentido inúmeras evoluções, que fazem com que a tarefa de registo e contabilização destes documentos seja mais rigoroso e, sobretudo, mais produtivo.

O Cloudware Business deu agora mais um passo neste processo de automatização dos registos e sua contabilização.

Passa agora a ser possível parametrizar as definições de cada fornecedor, de modo a permitir a programação dos lançamentos das faturas de compra a partir das informações do Portal e-Fatura.

Para proceder à configuração global dos fornecedores, poderá aceder à respetiva tabela, disponível no menu Empresa, ou, em alternativa, aceder à ficha do fornecedor diretamente a partir da lista de documentos importados do e-Fatura.

Deverá começar por classificar as categorias de despesa associadas às operações em regra com o fornecedor, por tipo de IVA.

Esta classificação permitirá que a aplicação, de forma automática, classifique todos os documentos importados do Portal e-Fatura emitidos pelo fornecedor.

De seguida, deverá definir as regras para a criação automática dos documentos e das notas de pagamento.

Nesta secção, deve começar por definir qual o tipo de documento de compra que pretende que seja associado ao fornecedor - fatura de compra ou fatura de despesa. Esta definição é tão mais relevante quanto possa querer distinguir inclusivamente os diários a movimentar na contabilidade a partir do tipo de documento associado.

De seguida, poderá optar por emitir, de forma automática, um pagamento pelo valor total de cada fatura, devendo definir o meio de pagamento a utilizar e a conta a movimentar. Poderá, inclusivamente, definir a data de pagamento de acordo com o prazo de pagamento estabelecido com o fornecedor.

Em alternativa, poderá sempre optar por não emitir qualquer pagamento de forma automática, podendo fazê-lo, mais tarde, de forma manual. Esta opção pode dar resposta a cenários de pagamentos parciais das faturas, de pagamentos utilizando vários meios de pagamento, entre outros.

Por último, deverá sinalizar a opção por finalizar os documentos na contabilidade, que fará com que o registo dos documentos de compra do fornecedor, importados a partir do portal e-Fatura, e a correspondente contabilização seja totalmente automática, considerando as parametrizações anteriormente realizadas.

Concluídas estas parametrizações para o fornecedor, e para desencadear o processo automático de importação dos dados do portal E-Fatura, criação dos registos e respetiva contabilização, bastará aceder ao botão Atualizar do e-fatura.

A aplicação vai automaticamente importar todos os documentos emitidos pelo fornecedor e constantes do portal e-Fatura e proceder ao seu registo automático na aplicação.

Como na parametrização do fornecedor, foi igualmente acionada a opção pela finalização dos lançamentos na contabilidade, foram simultaneamente gerados os lançamentos na contabilidade dos documentos de compra e respetivos pagamentos (quando aplicável), de forma automática.

Esta ferramenta enquadra-se na perfeição na larga maioria dos documentos de compra dos fornecedores habituais e recorrentes, que para com a empresa praticam sempre o mesmo tipo de operações e, portanto, consubstanciam sempre o mesmo tratamento e classificação contabilística. São disto exemplo os fornecimentos de mercadorias e/ou matérias-primas, os subcontratos, as telecomunicações, os trabalhos especializados, entre outros.

Nestes cenários, e com esta nova funcionalidade, o ganho de produtividade e rigor é substancial.

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